LA GESTIÓN DE PROCESOS EN LAS ORGANIZACIONES Y LA INTEGRACIÓN CON LOS ERP

Primero que todo definamos las palabras gestión y proceso.

La gestión es la acción que tomamos para llevar a cabo un propósito. Toda acción implicará diseñar un plan.

La gestión no es lanzar, es acertar. No es disparar, es anotar.

Ahora veamos qué es un proceso. Según la ISO, los procesos son un conjunto de actividades relacionadas entre sí o que interactúan, transformando elementos de entrada en elementos de salida. En estas actividades pueden intervenir partes tanto internas como externas y también hay que tener en cuenta los clientes.

Algunos ejemplos de procesos dentro de una empresa son; el de producción, el de gestión comercial, el de facturación, etc.

Todos los procesos deben ser capaces de prever, programar y planificar las actividades que se van a emprender, implantar y ejecutar, comprobar estas y verificar si esas actividades se han resuelto bien y si los resultados obtenidos se corresponden con los objetivos, además de comprobar su capacidad de aplicación, reajuste de los objetivos y estudio de nuevas mejoras.

Ahora bien, cuando nos referimos a la gestión de procesos que queremos decir y cómo los ERP o Sistemas de Planificación Empresarial pueden hacernos el trabajo más eficiente y eficaz.

La Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) es una forma de organización, diferente de la clásica organización funcional, en la que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización.

La gestión de procesos aporta una visión y unas herramientas con las que se puede mejorar y rediseñar el flujo de trabajo para hacerlo más eficiente y adaptado a las necesidades de los clientes. No hay que olvidar que los procesos los realizan personas y, por tanto, hay que tener en cuenta en todo momento las relaciones con proveedores y clientes.

Necesitamos unos fundamentos para que la gestión por procesos pueda llevarse a cabo:

1. Los procesos de gestión deben estar orientados a la satisfacción del cliente.

2. La estructura organizativa debe ser plana y no jerárquica.

3. Los procesos de una empresa se gestionan a través de equipos multidisciplinariosy no de departamentos.

4. Los jefes de proyectos apuntan al liderazgo de calidad.

5. Utilización de la tecnología para proyectos deautomatización de procesos. (ERP)

6. Utilización delmodelo Plan, Do, CHECK, ACT (círculo de Deming) para la mejora continua de procesos. Cabe destacar que el PDCA es también usado a nivel de Agilidad con SCRUM, solo que no en cascada, sino en el marco de agilidad. Como lo muestro a continación:

Plan – Sprint planning Do – Trabajo del Development Team sobre el Sprint Backlog

Check – Sprint review Act – Retrospective

Cada cierto tiempo la empresa debe realizar una reingeniería, es decir, una revisión fundamental y un rediseño radical de los procesos para lograr mejoras espectaculares en cuanto al rendimiento; costo, calidad, servicio y rapidez.

En los últimos años los ERP o Sistemas de Planficación Empresarial se han ido robusteciendo en lo que respecta al CRM o gestión de Clientes, big data y una gran variedad de indicadores de gestión que permite tomar decisiones en base a números y no solo emociones o meras intuiciones.

El análisis de la gestión de la empresa basada en los procesos que la integran es, hoy en día, uno de los principales puntos a tener en cuenta, debido a que el éxito de toda organización depende de que sus procesos empresariales estén correctamente alineados con su estrategia, misión y objetivos.

Los sistemas ERP se definen como un sistema de información para la gestión empresarial que integra el flujo de información, mejorando los procesos en diversas áreas como la financiera, la comercial, la de Recursos Humanos, la logística o la de producción.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son: 1) Optimización de los procesos empresariales. 2) Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). 3) La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 4) Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes). 5) Reducción de tiempos y de los costos de los procesos (mediante procesos de reingeniería).

Actualmente hay una gran variedad de ERP en el mercado, sin embargo debemos fijarnos bien que el mismo sea robusto, amigable, escalable y pueda ser parametrizado hasta cierto punto.

Un sistema de planificación empresarial debe ser multiplataforma para que se pueda adaptar a los distintos sistemas operativos que existen y sobre todo debe ser actualizable.

Un punto que se debe tomar en cuenta es que la tecnología o código fuente que se utilice en el ERP sea estándar, para evitar que la compañía se case con un proveedor de servicio, ya que sería el único capaz de realizar los mantenimientos.

Es realmente interesante que el ERP que se implemente sea multicapa, es decir, que sus módulos se encuentren seccionados. Esto permite que se simplifiquen los trabajos de mantenimiento y correcciones de errores.

La adaptación es muy importante, si tomamos en cuenta el ritmo vertiginoso con el que aparecen nuevas funcionalidades y tecnologías, en cuanto a software se refiere. Antes de decantarse por un programa específico de gestión empresarial, debemos verificar que nuestro proveedor nos garantice la adaptación en distintos dispositivos, así como la actualización de sus funcionalidades.

Es muy conveniente que los ERP dispongan de conectividad con otras herramientas de ofimática, que nos facilite la realización de tareas, como campañas de email, reportes y otras actividades, que puedan generar cierta dependencia del proveedor de software.

Por ello el consultor o implantador deberá hacer un estudio de los procesos actuales de la organización y como el ERP mejoraría los mismos, así mismo como la correcta capacitación de las personas que serán claves en el manejo, para que no solo aprendan las funcionalidades sino también de analizar y evaluar los indicadores de gestión.